Cómo redactar un correo electrónico formal

El correo electrónico es el principal medio de comunicación utilizado en los negocios. Aprende cómo redactarlo de manera profesional.

Pese a las nuevas tecnologías disponibles en materia de comunicación, el correo electrónico continúa siendo el medio elegido por los profesionales para la comunicación interna de la empresa y para con clientes, proveedores…La consultora en Imagen Pública y Comunicación Facial Renata Roa explica que el correo electrónico debe redactarse del mismo modo que una carta formal. De este modo te aseguras que cuidas la imagen de la empresa y la de uno mismo. Aprende a redactar tus correos de manera profesional y toma nota de los siguientes consejos.

Qué necesitas evitar en un correo electrónico formal

A modo de intentar acercarte al otro, ya sea cliente, colega, proveedor…intentas utilizar un cierto tipo de frases, pero siempre es bueno establecer límites y no excederlos. Por ello es bueno que no optes por frases clichés como “espero estés bien”,  “querido señor…”, “espero no quitarte mucho tiempo”, “te deseo un lindo día”o “espero todo se haya entendido”.

No utilices saludos o despedidas de plantilla, como tampoco conviene que recurras a frases largas en el asunto del e-mail. Asegúrate de cuidar la dirección del destinatario y no recurrir a cadenas, puesto que puede resultar peligroso, dependiendo del tipo de correo que envíes y la información que contenga. 

Debes recordar que el correo no es un chat, por lo que no conviene que lo uses así. Cuida la ortografía y gramática y evita el uso de emoticonos. Sé breve, ya que el tiempo es fundamental en los negocios. Si escribes demasiado o adjuntas demasiados archivos es probable que no lean tu correo.

Si tratas temáticas importantes como aumentos de salario, problemas con subalternos, jefes, colaboradores o clientes, o si pretendes presentar tu renuncia, conviene que lo hables en persona, ya que puede terminar en manos equivocadas. 

Cómo redactar correctamente un correo formal

Recuerda que es fundamental incluir la dirección del correo electrónico y el asunto que trata la comunicación. No utilices direcciones personalizadas o informales, ya que te restan credibilidad profesional. Tampoco conviene que utilices o juegues con las mayúsculas y minúsculas.

No recurras a frases o saludos informales en el asunto, sino que conviene que te asegures de que sea concreto de interés para quien lo reciba.  Utiliza un saludo formal sin caer en los clichés, sé breve y conciso, claro y completo, y a menos que sea completamente necesario no adjuntes archivos. 

Para la despedida conviene que evites frases como “sinceramente”, “un cordial saludo”, “besos”, “abrazos” o demás frases, y recuerda que la firma debe incluir el nombre completo, logo de la empresa, teléfonos y redes sociales. 

Información sacada de aquí.